Antes de mais nada, devemos alertar que um dos principais motivos do fechamento de micro e pequenas empresas é a falta de planejamento financeiro. E isto pode ter origem quando o empresário não separa a conta da pessoa física e a da pessoa jurídica, perdendo o controle financeiro do negócio. Na maioria das vezes, utiliza uma única conta corrente para as duas personalidades (física e jurídica). Com esta atitude, fica difícil controlar o dinheiro que entra e o que sai e estabelecer um orçamento para o negócio.
Neste caso, o empresário mistura as despesas da empresa com as suas, pessoais, pagando as contas de uma com o dinheiro da outra. Isto dificulta muito a leitura correta dos custos pessoais e da pessoa jurídica levando, na maioria dos casos, a determinar um preço de venda dos seus produtos/serviços fora da realidade – o que pode inviabilizar o negócio.
Quando existe apenas uma conta bancária para a pessoa física e jurídica, o princípio contábil da entidade, que obriga a separação de receitas e gastos da empresa e do empresário, não é respeitado. Nesse caso, o contador pode ser até advertido pelo Conselho Regional de Contabilidade.
O que fazer então, para distingui a conta pessoal da jurídica?
A primeira coisa é separar as contas. As despesas da empresa devem ser pagas com recursos da pessoa jurídica e as despesas pessoais com o pró-labore do sócio. A empresa deve possuir o seu próprio cartão, talão de cheques e conta corrente para pagar as suas despesas.
Neste momento é de vital importância realizar um diagnóstico financeiro, tanto da empresa quanto do sócio, levantando todas as despesas mensais de cada um. Desta forma, será possível identificar se o pró-labore será capaz de cobrir esses gastos, assim como saber se a empresa tem receitas suficientes para manter a sustentabilidade e a viabilidade do negócio.
O pró-labore deve ser fixado para ser retirado em data regular dentro do mês, da mesma forma que são pagos os salários dos colaboradores, e os gastos com o pró-labore devem ser lançados como despesas fixas na empresa. Variações e/ou aumentos no pró-labore só devem ocorrer quando a empresa estiver com capacidade financeira para isto.
Despesas que foram pagas, à princípio, com o dinheiro do sócio, como almoços com clientes, deslocamentos a trabalho etc. devem ser reembolsadas através de uma prestação de contas desses gastos.
Evite ao máximo utilizar as receitas da empresa para cobrir os gastos particulares. Isto pode afetar o fluxo de caixa e gerar atrasos no pagamento de fornecedores, impostos e salários, entre outros, atrapalhando a operação da empresa, ou impedindo que investimentos no próprio negócio possam ser realizados.
Para quem pretende iniciar o seu próprio negócio, procure começar da forma correta, já realizando a separação das contas pessoais e da empresa. Tenha em mente que, no início, a capacidade financeira da empresa pode não satisfazer às suas necessidades e que nestes casos você terá que ser flexível e abrir mão de parte do que gostaria de receber para não onerar o negócio, diminuindo temporariamente o seu padrão de vida.
A empresa deve estar sustentável e saudável financeiramente para que você também possa ter esta condição adquirida. Não adianta o dono estar “bem” financeiramente e a empresa apresentar sérios problemas; mais cedo ou mais tarde o proprietário vai sentir o reflexo desta situação na sua vida pessoal.